Informacje o przetwarzaniu danych osobowych uczniów

Jako Szkoła Podstawowa Klonowic w Lublinie (dalej: Szkoła) w świetle przepisów jesteśmy Administratorem danych osobowych uczniów  i odpowiadamy za ich wykorzystanie w sposób bezpieczny oraz zgodny z obowiązującymi przepisami.

Tożsamość Administratora

Szkoła Podstawowa Klonowic w Lublinie, al. Warszawska 94, 20-824 Lublin, REGON: 061495043, RSPO: 88493, której organem prowadzącym jest: Klonowic spółka
z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lublinie

Dane kontaktowe

adres: al. Warszawska 94, 20-824 Lublin; e-mail: klonowic@klonowic.pl; telefon: 81 741 68 11

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych

inspektor ochrony danych: Daniel Stelmasiewicz
zastępca inspektora ochrony danych: Ewelina Jemielniak

adres: al. Warszawska 94, 20-824 Lublin; e-mail: iod@klonowic.pl

Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe?

Podanie danych niezbędnych do realizacji zadań oświatowych, dydaktycznych – na podstawie zawartej umowy o nauczanie – jest wymogiem ustawowym, bez podania danych nie będziemy mogli realizować ww. celów.

Podanie innych danych jest dobrowolne, ich niepodanie może skutkować niezrealizowaniem celu przetwarzania.

Źródło pozyskania danych

Dane pozyskujemy:

1. bezpośrednio od ucznia i jego przedstawicieli ustawowych (działających w jego imieniu i na jego rzecz), najczęściej rodziców lub opiekunów prawnych

2. organu prowadzącego Szkołę.

Dane możemy pozyskać też z publicznych rejestrów i ewidencji prowadzonych przez uprawnione podmioty.

Lp.

Cel przetwarzania

Podstawa prawna

Okres przetwarzania

1

Realizacja zadań oświatowych, dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych, w tym: realizacja programu nauczania uwzględniającego podstawy programowe kształcenia ogólnego, klasyfikacja, promowanie uczniów oraz przeprowadzanie egzaminów końcowych (w tym egzaminu ósmoklasisty), uzyskiwanie dotacji oświatowych.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny); art. 9 ust. 2 lit. g, i RODO
w związku z ustawą z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, ustawą
z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej, ustawą
z dnia 14 grudnia 2016 r. prawo oświatowe, ustawą z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, innymi aktami wykonawczymi oraz Statutem Szkoły.

Dane będą przetwarzane przez okres wymagany przepisami.

2

Wykonywanie ciążących na nas obowiązków prawnych, np.:

a) uzupełnianie i prowadzenie dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej (np. dziennik, arkusze ocen)

b) wydawanie świadectw, certyfikatów, zaświadczeń, dyplomów

c) sprawozdawczość

d) wydawanie legitymacji

e) realizacja zadań BHP

f) zapewnienie warunków organizacyjnych podstawowej opieki zdrowotnej.

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny); art. 9 ust. 2 lit. g, i RODO
w związku z ustawą z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, ustawą
z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej, ustawą
z dnia 27 października 2017 r.
o finansowaniu zadań oświatowych, ustawą z dnia 14 grudnia 2016 r. prawo oświatowe, ustawą z dnia 12 kwietnia 2019 r.
o opiece zdrowotnej nad uczniami oraz innymi aktami wykonawczymi.

Dane będą przetwarzane przez okres wymagany przepisami.

3

Organizacja zajęć dodatkowych, wyjść klasowych, szkolnych oraz wycieczek
o charakterze edukacyjnym, integracyjnym, kulturalnym i sportowym.

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda; art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku ze Statutem Szkoły – zawarcie i wykonanie umowy;
w przypadku zajęć finansowych ze środków publicznych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO –  prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na możliwości uzyskania finansowania zajęć.

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu lub wycofania zgody, lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu (w zależności od podstawy prawnej przetwarzania).

4

Udział uczniów w olimpiadach przedmiotowych, konkursach, zawodach, praktykach, projektach edukacyjnych, wymianach i projektach międzynarodowych oraz innych inicjatywach zewnętrznych organizowanych przez podmioty trzecie (np. inne szkoły, instytucje publiczne, fundacje, stowarzyszenia, uczelnie wyższe itp.).

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda; art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze, wynikający m.in. z przepisów prawa oświatowego
(w przypadku udziału
w przedsięwzięciach realizowanych w ramach podstawy programowej lub nadzorowanych przez MEN); art. 6 ust. 1 lit. f RODO w związku ze Statutem Szkoły – prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na wspieraniu rozwoju uczniów, promowanie szkoły oraz umożliwienie uczniom udziału
w wydarzeniach edukacyjnych.

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu lub wycofania zgody, lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu (w zależności od podstawy prawnej przetwarzania).

5

Udział w procesie ubiegania się o stypendia,
w tym stypendia przyznawane za wyniki w nauce, szczególne osiągnięcia, aktywność pozalekcyjną.

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda; art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na wspieraniu uczniów.

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, oraz zgodnie z regulacjami dotyczącymi podmiotów finansujących

6

Dla chętnych – przeprowadzenie egzaminu na kartę rowerową, w tym: szkolenie, ocena umiejętności praktycznych i teoretycznych, wydanie odpowiednich dokumentów potwierdzających uzyskanie uprawnień oraz zapewnienia bezpieczeństwa podczas egzaminu.

Art. 6 ust. 1 lit c RODO – obowiązek prawny ciążący na Administratorze, wynikający m.in.
z przepisów ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami.

Dane będą przetwarzane przez okres wymagany przepisami.

7

Publikacja osiągnięć edukacyjnych ucznia
w celu promocji osiągnięć i pozytywnego wizerunku Administratora.

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda.

Przez czas do cofnięcia zgody lub do czasu realizacji celu –
w zależności co nastąpi wcześniej.

8

Rozpowszechnianie wizerunku ucznia w związku
z relacjonowaniem wydarzeń z życia Szkoły – zarówno w trakcie trwania nauki, jak i po jej zakończeniu – na tablicach w budynku, na stronie internetowej szkoły, w wydawnictwach oraz w przestrzeni publicznej i mediach społecznościowych (Facebook) w związku
z działaniami informacyjnymi oraz marketingowymi Szkoły.

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda.

Przez czas do cofnięcia zgody lub do czasu realizacji celu –
w zależności co nastąpi wcześniej.

9

Prowadzenie przez nas profilu w serwisie społecznościowym Facebook – w związku
z prowadzeniem profilu przetwarzamy dane osobowe użytkowników serwisu, którzy wchodzą
z nami w interakcje, np. poprzez pozostawienie reakcji, komentarza lub poprzez przesłanie wiadomości. Korzystamy również ze statystyk udostępnianych nam przez administratora portalu – co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (współadministrowanie danymi z Meta).

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na informowaniu
o zakresie i rodzaju oferowanych przez nas usług, budowaniu relacji
z użytkownikami portali społecznościowych, analizie danych statystycznych w celu przygotowania treści na stronę
i ich optymalizacji.

Dane przetwarzamy do czasu usunięcia danych przez użytkownika portalu społecznościowego lub przez nas, lub zgodnie
z polityką przyjętą przez Facebook. Zasady przetwarzania danych przez Meta – Facebook:

https://www.facebook.com/privacy/explanation.

10

Tworzenie zestawień, analiz i statystyk na nasze potrzeby wewnętrzne – obejmuje to
w szczególności: raportowanie, badania marketingowe, planowanie rozwoju.

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na optymalizacji naszej działalności, podnoszeniu jakości usług, rozwoju i marketingu.

Do momentu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

11

Ustalenie, dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami.

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – nasz prawnie uzasadniony interes polegający na możliwości dochodzenia praw lub roszczeń, lub obrony przed roszczeniami.

Do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń przeciwko Administratorowi lub do momentu wygaśnięcia naszych ewentualnych roszczeń.

W przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), informujemy, że zgoda może być cofnięta w każdym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Komu przekazujemy dane?

1. podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu, uczestniczącym w wykonywaniu naszych czynności:

a) obsługującym nasze systemy informatyczne lub udostępniającym nam narzędzia i systemy informatyczne, teleinformatyczne, w tym:

–    zapewniającym system dziennika elektronicznego (aktualnie: VULCAN sp. z o.o. lub inny podmiot go zastępujący)

–    narzędzia dostarczane przez Microsoft i Google – np. poczta e-mail, dysk, kalendarz.

b) podmiotom wspierającym nas, np. w wykonywaniu usług.

2. Innym administratorom danych przetwarzającym dane we własnym imieniu:

a) organowi prowadzącemu Szkołę – Klonowic sp. z o.o.

b) Centralnej Komisji Egzaminacyjnej i Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej

c) innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom nadzoru oświatowego/pedagogicznego, organom/instytucjom odpowiedzialnym za systemy informacji oświatowej, kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania ucznia – w przypadku niezgodności danych identyfikacyjnych ucznia, organom/instytucjom odpowiedzialnym za organizacje egzaminów, właściwym jednostkom samorządu terytorialnego lub organom tych jednostek odpowiedzialnym za rozliczenie finansowania zadań oświatowych)

d) właściwym szkołom rejonowym

e) podmiotom finansującym stypendia i inną pomoc rzeczowo-materialną

f) Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji – Erasmus (uczestnicy programów współfinansowanych)

g) British Council (uczestnicy inicjatyw i egzaminów), Goethe-Institut (w przypadku uczestników egzaminu Fit in Deutsch)

h) podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską

i) kuratorom sądowym, sądom, prokuraturom, policji, innym uprawnionym podmiotom w związku
z prowadzonymi przez nie postępowaniami

j) podmiotom współpracującym z nami przy obsłudze spraw prawnych.

Czy dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?

W związku z korzystaniem przez nas z usług innych podmiotów dane osobowe mogą być przekazywane do państwa trzeciego (poza obszar Unii Europejskiej). Zapewniamy, że w takim przypadku przekazywanie danych odbywać się będzie na podstawie odpowiedniej decyzji Komisji Europejskiej, w oparciu o stosowną umowę pomiędzy nami a takim podmiotem, zawierającą standardowe klauzule ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską lub inny stosowny mechanizm pozwalający na przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego, zgodnie z obowiązującymi przepisami (np. gdy uzyskamy zgodę lub gdy będzie to niezbędne do wykonania usługi). Szczegółowe informacje można uzyskać, kontaktując się z nami z wykorzystaniem ww. danych kontaktowych.

Przysługujące uprawnienia

W związku z przetwarzaniem danych, osobie fizycznej przysługują następujące prawa: prawo dostępu do danych, prawo do sprostowania (uzupełnienia) danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo przeniesienia danych. Z tych praw można skorzystać, składając wniosek pod adresem wskazanym na początku tej informacji lub w dowolny inny sposób.

Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia można skorzystać, zależeć będzie np. od podstawy prawnej przetwarzania przez nas danych oraz od celu ich przetwarzania. Oznacza to, że w niektórych przypadkach będziemy mogli odmówić uwzględnienia złożonego wniosku. W takich przypadkach wyjaśnimy motywy naszej decyzji
i podamy jej podstawę prawną. W każdym przypadku będziemy niezwłocznie udzielać niezbędnych wyjaśnień i pomocy w wykonywaniu praw.

Prawo sprzeciwu

W szczególnych sytuacjach można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas danych osobowych, jeśli podstawą wykorzystania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją:

1. ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby fizycznej lub

2. podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Skarga

W przypadku uznania, że przetwarzanie przez nas danych osobowych narusza przepisy prawa, osobie fizycznej przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres dostępny na stronie internetowej Urzędu w zakładce „Kontakt”).